T.C.

MURGUL KAYMAKAMLIĞI

İMZA YETKİLERİ YÖNERGESİ

BİRİNCİ BÖLÜM

GENEL ESASLAR

       AMAÇ:

       Madde 1- Bu yönerge ile Murgul Kaymakamlığında, “Kaymakam adına” imzaya yetkili makamları belirlemek, yetki ve sorumlulukları tanımlamak, verilen yetkileri ilke ve usullere bağlamak, süratli, verimli ve kaliteli hizmet akışının sağlanması amaçlanmıştır.

            KAPSAM:

      Madde 2- Bu yönerge Kaymakam adına imzaya yetkili kılınanların yapacakları yazışmalarda, yürütecekleri iş ve işlemlerde kullanacakları imza yetkilerini ve bu yetkileri kullanma ilke ve yöntemler il sorumluluklarını kapsar.

            YASAL DAYANAK:

            Madde 3- Bu Yönerge;

            1- 5442 sayılı İl İdaresi Kanunu,

            2- 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu,

            3- Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik,

            4- Valilik ve Kaymakamlık Büroları Kuruluş, Görev ve Çalışma Yönetmeliği,

            5- Artvin Valiliği İmza Yetkileri Yönergesi,

hükümlerine dayanılarak çıkarılmıştır.

            TANIMLAR:

            Madde 4- Bu Yönergede geçen deyimlerden;

            1- Valilik: Artvin Valiliğini,

            2- Vali: Artvin Valisini,

            3- Kaymakamlık: Murgul Kaymakamlığını,

            4- Kaymakam: Murgul Kaymakamını,

            5- Birim: Bakanlık ve Genel Müdürlüklerin İlçedeki teşkilatını,

            6-Birim Amirleri: Bakanlıkların veya Genel Müdürlüklerin ilçedeki kuruluşlarının başında bulunan amirleri,

            7- Yazı İşleri Müdürlüğü: Kaymakamlık Yazı İşleri Müdürlüğünü,

            8- Yazı İşleri Müdürü: Kaymakamlık Yazı İşleri Müdürünü,

İfade eder.

            YETKİLİLER:

            Madde 5- Bu Yönergede adı geçen yetkililer Kaymakam, Birim Amirleri ve Yazı İşleri Müdürüdür.

            İLKELER VE YÖNTEMLER:

            Madde 6- Bu Yönergenin uygulanmasında aşağıdaki ilke ve yöntemler geçerlidir,

             1- Yetkilerin, sorumluluklarda dengeli,  eksiksiz ve doğru kullanılması esastır.

         2- Bilgi vermeyi ve açıklama yapmayı gerektiren yazılar, atama onayları, yer değiştirme, açığa alınma, göreve iade, memurlara, gerçek veya tüzel kişilere yazılan cezai işlem ve onayları, insan hakları ile ilgili yazılar gibi önem arz eden yazılar bizzat birim amirleri tarafından imzaya sunulur.

             3- Her birim amiri imzaladığı yazılarda, üst makamların bilmesi gerekenler bakımından zamanında bilgi vermekle yükümlüdür.

       4- Birimlerin yazışmaları Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik hükümlerine uygun olarak yapılacaktır.

          5- Yazılar, ekleri ve varsa evveliyatına ait dosya ile birlikte imzaya sunulur. Konunun yasal dayanağı ve yine varsa ilgi yazı ya da yazılar “ilgi” kısmında veya yazı metninde mutlaka belirtilir.

            6- Bu Yönerge doğrultusunda birimler kendi aralarında emir ve direktif niteliği içermeyen yazışmaları doğrudan yapabilirler.

            7- Yetkilinin bulunmadığı veya izinli bulunduğu hallerde yerine vekalet eden imza yetkisini kullanır.

        8- Vatandaşlarımızın yazılı ve sözlü dilek ve şikayetleri ile yeni düzenlemeleri, yatırım ve planlamaları içeren dilekçeler bizzat Kaymakam tarafından kabul edilir, havalesi yapılır, yasal gereği yerine getirilerek cevapları Kaymakam imzası ile verilir.

            9- Yetki devredilen kişi bu yetkiyi ancak Kaymakamın onayı ile devredebilir.

           10- Birim Amirleri Kaymakam adına attıkları imzalardan bizzat sorumludurlar.

           11- İmza yetkisi devrinin kanunen mümkün olmadığı yazı ve onaylarda yetki devri yapılamaz.

           12- İmza yetkisinin devrinde Kaymakamın her konuda havale, imza ve onay yetkisi saklıdır. Kaymakam gerek gördüğünde devrettiği yetkileri her zaman kullanabilir.

İKİNCİ BÖLÜM

İMZA YETKİLERİ

            A- KAYMAKAM TARAFINDAN HAVALE EDİLECEK YAZILAR:

            Madde 7- Kaymakam tarafından havale edilecek yazıları şunlardır;

            1-Cumhurbaşkanlığından, Cumhurbaşkanlığına bağlı kuruluşlardan, TBMM Başkanlığından, Bakanlıklar ile Genel Müdürlüklerden ve bizzat Vali imzasıyla gelen yazılar.

          2- Her türlü şikayet dilekçeleri, yeni düzenlemeleri, yatırım ve planlamaları, atamayı, yer ve görev değişikliğini ve görevlendirme taleplerini içeren dilekçeler.

            3- Birim Amirlerinin, Müdür Yardımcılarının, Şube Müdürlerinin, Halk Eğitim Müdürü, Okul Müdürleri gibi müstakil kurumların 1. ve 2. derece yöneticilerinin atama emirleri.

            4- Asayiş ve güvenlik ile ilgili yazılar ile yargı organlarından gelen önemli yazılar.

            5- “Çok Gizli” , “Gizli” , “Kişiye Özel” ve “Kaymakam adına” gelen yazılar.

          6- Ataması yapılan personelin özlük dosyalarının gönderilmesi ile ilgili evraklar ile personele kadro tahsisleri ile derece ve kademe ilerlemesine ilişkin yazılar.

           7- Kaybolan muhtar mühürleri ile ilgili yazılar.

            B- KAYMAKAM TARAFINDAN İMZALANACAK YAZILAR:

            Madde 8- Kaymakam tarafından imzalanacak yazıları şunlardır;

       1- Valilik Makamına ve diğer Valilik ve Kaymakamlıklar, Genel Müdürlükleri ile bölge kuruluşlarına, bakanlıkların bağlı kuruluşlarına yazıları bütün yazılar.

       2- 4483 sayılı Memurlar ve Diğer Kamu Görevlilerinin Yargılanması Hakkında Kanun ile ilgili yazılar.

      3- Her türlü inceleme, disiplin soruşturması açılması ve bunların işleme konulması ile ilgili yazılar ile disiplin amiri sıfatıyla savunma istem ve ceza yazıları.

    4- 3091 sayılı Taşınmaz Mal Zilyedliğine Yapılan Tecavüzlerin Önlenmesi Hakkında Kanuna göre verilen “Müdahalenin Men’i” , “Talebin Reddi” kararları.

     5- 5442 sayılı Kanunun 31. Maddesinin (f) fıkrası gereğince ilçede teşkilatı ve görevli memuru bulunmayan işlerin yürütülmesi için görevli daireyi belirtme yazıları.

       6- Kurumlara ait ihale ilanlarının ilgili gazetelere yazılmasına ilişkin üst yazılar.

       7- Emniyet, asayiş ve istihbarat ile ilgili yazılar.

       8- Mahkemelerden gelip tebliği istenen yazıların ilgili zabıta veya daireye havalesi ve bunlara verilecek cevaplar ile yargı kuruluşlarına gönderilecek inceleme, itiraz, savunma, iddia, temyiz vb. hakkında yazılar.

       9- Mevzuatın ilanı için hazırlanan yazıları ile birimlere gönderilecek direktif, iç genelgeler ile usul ve sorumlulukları değiştiren yazılar.

       10- Birim amirlerine gönderilen taltif, tenkit ve ceza maksadıyla yazılan yazılar.

     11- Bir birime ait iken başka birimin faydalanması için verilecek veya devredilecek demirbaş eşya, alet vb. malzemelerin kullanım ve/veya devir izinleri ile ilgili yazılar.

       12- Birim Amirlerinin ve personelinin hizmet gereği ilçe dışına çıkışlarına ve taşıt görevlendirmelerine ilişkin yazılar.

      13- Birim Amiri, Şube Müdürü vb. idarecilerin her türlü izinleri, göreve başlama, görevden ayrılma yazıları ile Birim Amirlerinin emri altında çalışan personelin her tür mazeret iznine ve 15 günden fazla kadar olan yıllık izinlerine ilişkin onaylar.

      14- Vatandaşlarımızın yazılı veya sözlü dilek ve şikayetleri ile yeni düzenlemeleri, yatırım ve planlamaları içeren dilekçelere verilecek cevaplar.

     15- Umuma açık yerlerde verilecek ruhsatların ön işlemlerinin hazırlanması aşamasında Belediyelere ve Özel İdareye yazılacak görüş bildirme yazıları, denetim sonuçlarının bilgi ve/veya yasal işlem yapılmasının sağlanması amacıyla gönderilmesi içeren yazılar.

       16- Görüş, muvafakat ve teklif bildiren yazılar.

       17- Görevlendirme, görevden uzaklaştırma, göreve iade ve güvenlik soruşturmaları ile ilgili yazılar.

      18- İlçe içi öğretmen görevlendirmeleri ile ilgili yazılar, okul yöneticisi ve öğretmenlerin ders ücretlerine ilişkin onaylar ile sözleşmeli, vekil, ücretli veya ek ders karşılığı görevlendirme onayları, halk eğitim kursu açma onayları.

       19- Harcama yetkilisi olarak görevlendirildiği birimlerin harcamaları için ita amirliği onayları ile her türlü ödeme emirleri.

       20- Muhtarların Ziraat Bankasından para çekme taleplerine ilişkin yazılar.

       21- Mevzuatın bizzat Kaymakam tarafından imzalanmasını emrettiği yazıları ve Kaymakamın uygun göreceği diğer yazılar.

            C-KAYMAKAM TARAFINDAN ONAYLANACAK YAZILAR:

            Madde 9- Aşağıdaki konulara ilişkin yazılar Kaymakam tarafından onaylanır:

            1- Mevzuata göre bizzat Kaymakam tarafından onaylanması gereken kararlar.

            2- Aday memurların yetiştirilmesi sürecindeki eğitim ve komisyon onayları ile asaleten atama onayları,

         3- Memurların ödüllendirme, cezalandırma, sicil verme, soruşturma, görevden uzaklaştırma, göreve iade, terfi, atama, geçici veya sürekli görev veya görev yeri değişiklikleri, görev yerlerinin belirlenmesi, istifa, emeklilik işlemleri ile memurların her türlü mazeret ve 15 günden fazla yıllık izin onayları,

            4- Her türlü vekalet onayları,

            5- 4483 sayılı Memurlar ve Diğer Kamu Görevlilerinin Yargılanması Hakkında Kanun hükümleri ve /veya disiplin yasa hükümlerine göre inceleme, soruşturma açma ve ön incelemeci görevlendirilmesine ilişkin her türlü onaylar,

            6- Birimlere ait yıllık izin planlarının onayları.

            7- Birimlerin taşınmaz mal satın alması veya kiralaması ile ilgili olaylar,

         8-Birim Amirlerinin mazeret izni dahil her türlü izinlerine ait onaylar ile ilçe dışına araçlı veya araçsız görevlendirilmelerine dair onaylar,

            9- Personelin her türlü mazeret izin onayları ile 15 günden fazla yıllık izin onayları,

            10- Noter senedine bağlanması gerekli alım, satım, ihale işleri ile mukavele onayları,

            11- 3091 Sayılı Taşınmaz Mal Zilyedliğine Yapılan Tecavüzlerin Önlenmesi Hakkında Kanuna göre verilen kararlar,

            12- Her türlü ihale ve ödeme emirleri onayları,

            13- Köy bütçelerinin tasdik edilmesi,

            14- Kira sözleşmeleri ve ihale sözleşmelerinin lüzum müzakereleri ile satın alma komisyonu kararlarının onayları,

            15-Okullara müdür vekili öğretmen görevlendirilmesi, ücretli öğretmen görevlendirilmesi onayları,

         16- Milli Eğitim Müdürlüğüne bağlı resmi/özel örgün ve yaygın eğitim kurumlarının, sosyal etkinlik çalışmaları kapsamında yapılacak il içi ve il dışı gezi, bilim, sanat, tiyatro, spor, müzik, halkoyunları, yarışma, sosyal etkinlik vb. onayları ile bu etkinliklere katılacak yönetici ve öğretmenlerin görevli izinli sayılmalarına ilişkin onaylar,

               17- Halk Eğitim Merkezi Müdürlüğünce açılacak kursların açılış-kapanış onayları,

               18- İçişleri Bakanlığı Valilik ve Kaymakamlık Birimleri ile Bakanlık Taşra Teşkilatı Hizmet İçi Eğitim Planı ile ilgili onaylar.

         D- GENEL OLARAK BİRİM AMİRLERİNİN İMZALAYACAĞI YAZILAR:     

1. Birim Amirlerine Doğrudan Gelen Yazılar:

Madde 10- Birim Amirleri doğrudan kendilerine gelen yazılarla ilgili olarak aşağıdaki işlemleri yaparlar;

1- Birim Amirleri sadece kendi konuları ile ilgili başvuruları bu yönergede belirtilen kurallar çerçevesinde (ihbar, şikayet, atama vb. istisnalar dışında ) doğrudan doğruya kabul etmeye, kaydını yaparak konuyu incelemeye ve eğer istenen hususu; bir durumun beyanı veya yasal durumun açıklanması ise bunu dilekçe sahiplerine yazılı olarak bildirmeye yetkilidirler (İlgili yazının bir örneği bilgi amaçlı Kaymakamlık Makamına da yazılır.),

2- Birim Amirleri üst makamları tarafından gönderilen ve kaymakamlık aracılığı ile gönderilmesi gerekirken doğrudan kendilerine gelen yazıları inceleyerek derhal makama bilgi verirler ve alacakları talimat doğrultusunda hareket ederler,

3- “İvedi”, “Çok İvedi”, “Günlü” ibareli yazılar Kaymakam tarafından havale edilir. Ancak acil durumlarda ilgili Birim Amiri tarafından havalesi yapılır, sonucu takip edilir ve en kısa zamanda Kaymakama bilgi verilir,

4- Kaymakamın emri ve/veya onayı ile yapılan veya Kaymakamın bizzat başkanı olduğu ancak sekretarya işleri Yazı İşleri Müdürlüğünce yapılmayan her türlü denetim, toplantı ve uygulamalarla ilgili karar ve/veya tutanaklar bilgi amacıyla Kaymakamlık Makamına gönderilir. Bu tür yazılar Kaymakam tarafından havale edilir, Yazı İşleri Müdürlüğünce dosyalanır.

5- Birim Amirleri, Kaymakamlık havalesinden geçmeden doğrudan kendilerine intikal eden ve kurumlarında çalışan personelleri ilgili her türlü yazılı ve sözlü şikayetleri, mümkün olan en kısa zamanda Kaymakamlık Makamına yönlendirip, acil hallerde gereğini yaparak derhal bilgi verip, alacakları talimat doğrultusunda hareket etmekle yükümlüdürler.

2. Birim Amirlerinin İmzalayacağı Yazılar:

Madde 11- Birim Amirleri, aşağıda belirtilen konuları içeren yazıları imza ederler;

1- Yeni bir hak ve yükümlülük doğurmayan, Kaymakamlığın takdirini gerektirmeyen ve bir direktif niteliği taşımayan mutat yazılar,

2- Kuruluşların, bağlı oldukları İl ve Bölge Müdürlükleri ile diğer üst makamlara periyodik olarak gönderdikleri bilgilere ait yazılar,

3- Bir dosyanın tamamlanması, bir işlemin sonuçlandırılması için belge ve bilgi istenmesi, teftiş rapor ve layihalarının izlenmesine dair yazılar,

4- Yetkili kurullar tarafından verilmiş kararların işleme konulması, tebliğ-tebellüğü, ilanı hususları ile ilgili yazılar,

5- Emri altında çalışan personelin 15 güne kadar (15 gün dahil) olan yıllık izin onayları,

6- Kaymakam onayında geçmiş işlem ve kararların merciine gönderilmesi ve muhatabına tebliğine ilişkin yazılar.

7- Kaymakamın ilgili dairelere veya alt birimlere yayımlanması talimatını verdikleri genelgelerin gönderilmesine ilişkin yazılar.

8- Tip formlarla bilgi alma veya bilgi verme niteliğinde olan ve Kaymakamın görüş ve katkısını gerektirmeyen yazılar.

9- Birim Amirleri dışındaki tüm personelin izne ayrılış ve bilahare göreve başlayışlarına ilişkin olarak yazılan yazılar.

10- Yanlış gelen yazıların iadesi ile ilgili yazılar.

11- Döner Sermaye İşletmesi bulunan birimlerin bu işletmenin faaliyet ve çalışmaları ile ilgili yazılar.

12- Birimin görev alanına giren dilekçe, başvuruların kabulü ve havalesi.

13- Birime ait araçların ilçe içindeki taşıt görev formlarının imzalanması.

            E-İLÇE YAZI İŞLERİ MÜDÜRÜNÜN YÜRÜTECEĞİ İŞLEMLER VE İMZALAYACAĞI YAZILAR:

1. Gelen-Giden Evrak Havale İşlemleri:

Madde 12: Yazı İşleri Müdürü aşağıdaki kurallar çerçevesinde evrak havale işlemlerini yapar;

1. Kaymakamlığa gelen “Gizli”, “Çok Gizli”, “Kişiye Özel”, “Hizmete Özel”  yazılar ve şifreler dışındaki bütün yazılar İlçe Yazı İşleri Müdürü tarafından açılır, evrak üzerine gideceği birim yazılır, kaydı yapılır, standart dosya planına göre kod verilir, Kaymakam tarafından görülmesi gerekenler ayrıldıktan sonra diğerleri yine İlçe Yazı İşleri Müdürü tarafından ilgili birimlere havale edilir.
2. “Çok Gizli”, “Gizli”, “Kişiye Özel”, “Kaymakam adına” gelen bütün yazılar kapalı olarak Yazı İşleri Müdürlüğünce Kaymakama sunulmak üzere teslim alınacak ve kayıtları Yazı İşleri Müdürlüğünce tutulacaktır.
3. “İvedi”, “Çok İvedi”, “Günlü” ibareli yazılar Kaymakam tarafından havale edilir. Ancak acil durumlarda ilgili Kaymakam İlçede değilse ilgili Birim Amiri veya Yazı İşleri Müdürü tarafından havalesi yapılır, sonucu takip edilir ve en kısa zamanda Kaymakama bilgi verir.
4. Doğrudan Kaymakamlık Makamına yapılan başvurular, Kaymakam tarafından görülmesinde bir gereklilik olmadığı, bir ihbarı ya da şikâyeti kapsamadığı takdirde, Yazı İşleri Müdürlüğü personelince kaydı yapılarak, ilgili daireye Yazı İşleri Müdürü, yokluğunda Yazı İşleri Müdürlüğü personeli tarafından havale edilir. Bu şekilde ilgili kuruluşa giden evrak işleme konulur. Ancak cevaplar Kaymakam tarafından imzalanır.
5. Elektronik ve normal posta yoluyla gelen veya doğrudan Kaymakamlığa verilen dilekçelerden Kaymakamın havalesine gerek bulunmayan dilekçelerin ve evrakların havalesi ile inceleme ve soruşturma emrini gerektirmeyen rutin dilekçelerin havalesi,  
6. Tüketici Hakem Heyeti başvurularının alınması, Tüketici Bilgi Sistemine işlenmesi, Tüketici Hakem Heyeti irtibat görevliliğinin yürütülmesi

2. İmza İşlemleri:

Madde 13: Aşağıda belirtilen hususlar içeren yazılar Yazı İşleri Müdürü tarafından “Kaymakam adına”  imza edilir;

1. Muhtar ve ihtiyar heyeti üyelerinin imzalarının tasdikleri
2.  Kaymakamın ilçe dışında olması ve hemen dönmesi mümkün görülmeyen zamanlarda, Kaymakamın ilçeye döndüğünden itibaren yazışma hakkında derhal bilgi verilmesi şartı ile Kaymakam tarafından imzalanması gereken ancak özellik ve ivediliği nedeniyle gecikmesinde sakınca bulunan yazılar,
3. 3091 sayılı Yasaya göre verilen dilekçe Kaymakam tarafından havale edildiği ve muhakkik görevlendirme onayı alındıktan sonra memur gündeliklerinin maliye veznesine yatırılması ve çekilmesi ile ilgili yazışmalar ve kararların ilgililere tebliğ tutanakları Yazı İşleri Müdürü tarafından imzalanır.
4. 4483 sayılı Yasa gereğince Kaymakam tarafından verilen kararların ilgililere tebliğ ve tebellüğü işlemleri.
5. Adli Sicil Kaydı bilgi istek fişi yazılarının imzalanması
6. Köy ve mahalle muhtarlıklarıyla ilgili yazışmalar, muhtar görev belgesi verilmesi,

            F- İLÇE EMNİYET AMİRİNİN İMZALAYACAĞI YAZILAR:

         Madde 14- İlçe Emniyet Amiri bu yönergenin 10. ve 11. maddelerinde sayılan hususlara ek olarak aşağıda sayılan konularda imza ve onay işlemlerini yapar.

      1- Birimin görev alanına giren dilekçe ve başvuruların kabulü işlemlerinin yapılması (düğün izni, yivsiz tüfek ruhsatı başvuru alınması, mermi talebi vb.)

         2- İlçe Emniyet Amiri ile İlçe Polis Merkez Amiri dışında kalan personelinin yıllık izinleri bakımından İlçe Emniyet Amiri yetkilidir:

            G-İLÇE JANDARMA KOMUTANININ İMZALAYACAĞI YAZILAR:

            Madde 15- İlçe Jandarma Komutanı bu yönergenin 10. ve 11. maddelerinde sayılan hususlara ek olarak aşağıda sayılan konularda imza ve onay işlemlerini yapar.

         1- Birimin görev alanına giren dilekçe ve başvuruların kabulü işlemlerinin yapılması (düğün izni, yivsiz tüfek ruhsatı başvuru alınması, mermi talebi vb.)

             2- İlçe Jandarma Komutanı ile İlçe Karakol Komutanı dışında kalan personelinin yıllık izinleri bakımından İlçe Jandarma Komutanı yetkilidir.

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

UYGULAMA VE YÜRÜRLÜK

UYGULAMA VE SORUMLULUK

Madde 16- Bu Yönerge ile verilen yetkilerin tam ve doğru olarak kullanılmasında, Yönergeye uygunluğun sağlanmasında Birim Amirleri, yazışmaların emir ve usullere uygun yapılmasından ve dosyaların korunmasından birimlerin ilgili personel sorumludur. Buna esas olmak üzere Yönerge tüm personele imza karşılığında okutulacak ve yönergenin birim amirlerince uygulanması sağlanacaktır.

YÖNERGEDE BELİRTİLMEYEN HUSUSLAR

Madde 17- Bu Yönergede hüküm bulunmayan veya tereddüt edilen hallerde Kaymakamın emriyle hareket edilir.

YÜRÜRLÜKTEN KALDIRILAN YÖNERGE:

Madde 18- Bu Yönerge ile Kaymakamlıkça çıkarılan 22/08/2022 tarihli yönerge yürürlükten kaldırılmıştır.

YÜRÜRLÜK:

Madde 19- Bu Yönerge 03/01/2023 tarihinden itibaren yürürlüğe girer.

YÜRÜTME:

Madde 20- Bu yönerge hükümlerini Kaymakam yürütür.

               Yunus TEKÇE

                Kaymakam V.