GENELGE

2020/1

KAYMAKAMLIK ÇALIŞMA USUL VE ESASLARI

04.08.2020 tarihinde Murgul İlçemizde göreve başladım. Görev yaptığım İlçelerde ve Murgul İlçemizde bulunan kamu kurum ve kuruluşlarına yaptığım ziyaretler ve denetimlerdeki gözlemlerim ve tespitlerim sonucunda bu Genelge oluşturulmuştur. Bu kapsamda yaptığım değerlendirmeler ve mer’i mevzuat çerçevesinde oluşturduğum ilke ve kurallar aşağıda dikkatinize sunulmuştur.

Günümüzde yönetim felsefesi, küreselleşen dünya perspektifinde yenilenerek yönetişim anlayışı çerçevesinde yeniden şekillenmiştir. Özel işletmelerle birlikte kamu kurum ve kuruluşları da bu değişim ve dönüşümden etkilenmiş ve nasiplenmiştir. Değişim kapsamında kamu hizmetlerinin etkili, ekonomik, verimli, süratli, adil, şeffaf ve vatandaş odaklı yürütülmesi; bu şekilde vatandaşlarımızın güven, huzur ve sükûnu ile kanunların etkili ve istisnasız bir şekilde uygulanmasının sağlanması amaçlanmıştır. AB’ye Uyum Yasaları çerçevesinde yapılan hukuki düzenlemelerle ve yine bu kapsamda Devlet teşkilatında yapılan idari düzenlemelerle bu minvalde büyük mesafe kat edilmiştir. Bilineceği üzere hizmette kalitenin ve mezkur niteliklerin sağlanabilmesi sadece hukuki ve idari düzenlemelerle değil aynı zamanda uygulayıcı konumundaki kamu görevlilerinin bilgi, birikim, özen ve gayretiyle mümkün olmaktadır. Bu nedenle zaman içerisinde oluşagelen teamülleri bir kenara bırakarak ve toplum zihninde yer edinen klasik memur profilini kırarak yeni bir ruh ve çalışma azmiyle görevimizin başında olmalı, kamu hizmetlerinin ve kurumlarımızın bu tarz bir yönetim anlayışı içerisinde bulunmalarını sağlamalıyız.

Kurum amiri ve kamu görevlilerimiz, kendilerini belli saatlerde belli yerde bulunan ve klasik işlevleri yerine getirmek zorunda olan biri olarak görmek yerine, kendi birimlerindeki hizmetlerin en iyi şekilde yürütülmesinden birinci derecede sorumlu olarak kendilerini görmeli, hizmetlerin aksamadan verimli bir şekilde yürütülebilmesi için bütün gücünü ve gayretini ortaya koymalıdır. Dürüst, okuyan, düşünen, sorumluluklarının bilincinde, vizyon sahibi, projeler üretebilen, şevkle ve zevkle çalışan personel, fiziki şartlar ne olursa olsun başarıya ulaşabilir ve kalıcı hizmetler üretebilir.

Amme hizmetinde bulunan kamu görevlileri vatandaş nazarında “Devlet” olarak görülmektedir. Bu nedenle, vatandaş­devlet ilişkilerinin geliştirilmesi, vatandaşlarımızın Devlete olan bağlılığının ve güveninin pekiştirilmesi bakımından personelin bu bilinç içerisinde; devlet vakarına yakışan hal ve hareketler sergilemesi; Devlet otoritesini sarsmaya veya Devletin itibarını zedelemeye mahal verecek tutum ve davranışlardan hassasiyetle kaçınması büyük önem arz etmektedir. İlçemizde her alanda kalitenin yükseltilmesi için hizmetlerde standardizasyon sağlayarak İlçe halkının huzur ve refahını temin etmek birinci görevimizdir.

        Bu minvalde, İlçedeki tüm kurum ve kuruluşlarımızda hizmet üreten amir ve personelin üzerinde hassasiyetle durması ve iş hayatına tatbik etmesi gereken düsturlar şunlardır:

1. Mesai saatlerine dikkat edilecek, tüm kurum amirleri Artvin İli mesai başlangıç saatinde görevlerinin başında olacak ve kurum amirleri personelin mesai saatini kontrol edeceklerdir. Tüm birimlerde birim amirlerince "Mesai Takip Cetvelleri" aracılığı ile personelin mesai saatlerine uygunluğu takip edilecek, sabah ve öğle mesai saatlerinin başlangıcından sonraki en geç onuncu dakikada bu cetveller birim amirlerinin kontrolüne sunulacak, cetveller günlük olarak birim amirlerinin ellerinin altında bulunacaktır. Memurun mesai saatleri içerisinde tüm zamanını görevine hasretmesi gerekmektedir.

2. Hizmet nedeniyle veya özel nedenlerle görev yerinde olmama durumu, birim amirleri için Kaymakamın, sair görevliler içinse birim amirlerinin bilgisi ve izniyle mümkündür. İzin alarak ayrılan personelin geri dönüşünde üst amire döndüğünü bildirmesi hizmetin sağlıklı yürütülmesi açısından elzemdir ve nezaket gereğidir. Personelin kısa süreli izin taleplerinin kurum amirince kabul edilmesi halinde, personel kendisine verilen izni suistimal etmeden amirine bildirmiş olduğu dönüş saatinde görev yerinde bulunmalıdır.

3. Devlet memurları, 657 sayılı Kanun’da gösterilen süre ve şartlarda izin hakkına sahiptir. Yıllık izinler, hizmetin gereğine göre birim amirlerinin uygun göreceği zamanda birim amirinin onayı ile; şube müdürü, müdür yardımcısı ve birim amirlerinin izinleri ise Kaymakamın onayı ile verilir. Yetkili amirden izin almadan hiçbir memur görevinden ayrılmayacaktır. Mazeret izinleri 657 sayılı Devlet Memurları Kanununda yazılı hallerde Kaymakam tarafından verilecektir. Birim amirleri mesai saatleri dışında ve acil hallerde, Kaymakam ile irtibata geçecek, bunun da mümkün olmadığı durumlarda Yazı İşleri Müdürüne bilgi verecek olup, Yazı İşleri Müdürü bilahare Kaymakamı bilgilendirecek ve Kaymakamın talimatı beklenecektir. Hiçbir kurum amiri Kaymakamın bilgisi dışında görev yerini terk etmeyecektir. Aksine hareket edenler hakkında yasal işlem yapılacaktır.

4. Mesai saatlerinde vakit israfı yapılmamalı, boş vakit bulan personel bunu boşa geçirmek yerine işle ilgili mevzuatı okuyup bilgi edinmelidir. İş görüşmek için Kaymakamlık Makamına gelen personel ve amirler konuyu arz edip görüştükten sonra hemen işlerinin başına dönmeli ve Makamı fuzuli meşgul etmemelidir. Kaymakamın yanında kesinlikle gıybet ve dedikodu nev'inden sohbetler yapılmayacaktır. Bir sorun veya soruna sebep olacak kişi/kişiler varsa durum objektif bir şekilde kısaca arz edilip sonlandırılacaktır.

5. Bilindiği gibi devlet memurlarının ve kamu kurumlarında çalışanların kılık kıyafetlerinin nasıl olacağı ayrıntılı olarak Bakanlar Kurulunca tespit edilmiş ve yönetmelikle belirlenmiştir.(Kamu Kurum ve Kuruluşlarında Çalışan Personelin Kılık Kıyafetine Dair Yönetmelik ­ 16.07.1982­8/5105B.K.K. ve 10.12.2001 – 2001/3459 B.K.K.) Tüm bay ve bayan görevlilerin belirlenen kılık kıyafete uyması, hiyerarşik amirlerin bu hususu sağlamaları yasal zorunluluktur. Çalışanlarımızca kılık kıyafet yönetmeliğinde belirtilen hususlara riayet edilecek, mesai saatleri içerisinde kot pantolon, tişört vb. günlük kıyafetlerle kurumda bulunmaktan imtina edilecek, Makama bu şekilde girilmeyecektir.

6. Maddi kazanç veya özel amaçlar doğrultusunda kamu yetkisi yasa dışı kullanılmamalıdır. Bize emanet olarak verilen yetkiler vatandaş üzerinde bir tahakküm(zorbalık) aracı olarak da kullanılmamalıdır. Kişisel çıkarlar, yolsuzluk, rüşvet vb. kötü hasletler Devlete ve birbirimize olan güveni ortadan kaldırmakta, cehaleti ve kural tanımazlığı artırmaktadır. Yolsuzlukla mücadelede başta kamu görevlileri olmak üzere sivil toplum kuruluşları ve tüm yurttaşların sorumlu olduğu unutulmamalıdır.

7. Devlet memurluğu bir imtiyaz değil ancak bir "kimlik” ve "statüdür.” Hakları, görev ve yetkileri Kanunla belirlenmiştir. Devlet memuruna görevi başında müdahale, mukavemet, hakaret, yanıltıcı bilgi verme vb. gibi fiiller Türk Ceza Kanunu'nda müeyyidelendirilmiştir.

Vatandaşın tutumu ne olursa olsun asla vatandaşla münakaşa edilmeyecek, kesinlikle kişisel tepki gösterilmeyecektir.

Vatandaşın kötü muameleye ilişkin şikâyetlerinde iddianın doğruluğunun tespiti halinde bu kötü tutumunun sebebi ne olursa olsun kamu görevlilerinin disiplin hukuku hükümleri çerçevesinde sorumlu tutulacakları ve tecziye edilecekleri bilinmelidir.

8. İnovasyon kültürü çerçevesinde süratle değişen ve gelişen buna bağlı olarak da hizmet ihtiyaçları farklılaşan dünyamızda İlçemizde bu değişime paralel olarak kamu hizmet birimlerinde aynı hızla kendilerini yenilemeleri kaçınılmaz bir zorunluluktur.

            Bu sebeple, tüm birim amirleri mevcut teşkilatlanma ve işleyişlerini özenle yeniden gözden geçirerek iyileştirme tedbirlerini alacaklar, iş yürütümlerini önceden hazırlayacakları hedef planları ve çalışma programları çerçevesinde gerçekleştirmek üzere gereken tüm tedbirleri alacaklardır.

9. Her birim amiri dairesindeki disiplinin temininden birinci derecede sorumludur. Ast'ın disiplinsizliğe müsamaha gösterilmesini beklemeye, üst'ün de müsamaha göstermeye hakkı yoktur. Çalışma saatleri içinde, idarenin hiyerarşik yapısının, Devlet geleneğimizin ve toplumsal örfümüzün gerektirdiği saygı kurallarına uyulacak, ast ve üstler arasında olması gereken mesafe mutlaka muhafaza edilecektir.

10. Mesai saatleri içinde hizmet birimlerinde kahvaltı yapılmayacak, gazete okunmayacak, TV izlenmeyecek, bilgisayarlar iş gerekleri dışında kullanılmayacak, özel işler yapılmayacak, odalarda sohbet için toplanılmayacaktır. Mesai saatleri içinde birimlerde kilitlenmesi gereken odalar dışında hiçbir oda kilitli tutulmayacak, kilitli olanların anahtarları birim amirlerinde bulunacak ve denetim sırasında açılacaktır.

            Özellikle WC'Ier titizlikle temiz tutulacak, lavabolar temiz, rezervuarlar çalışır olacak, gereken onarımlar birim amirlerince imkânlar çerçevesinde ivedilikle yaptırılacaktır. TemizIik malzemeleri (süpürge, paspas, deterjan, fırça, vs.) mutlaka kapalı bir yerde (dolap, müstakil odacık, perde ile ayrılmış bir mekân vb.) muhafaza edilecektir. Koronavirüs nedeniyle pandemi kapsamında tüm kamu kurum ve kuruluşlarımız maske, sosyal mesafe ve temizlik hususlarına titizlikle riayet edecek, bu konuda gerekli tedbirleri alacaklardır.

            Deposu/garajı olan birimler bu mekânlarını yeniden gözden geçirecekler, temizlik ve düzenini temin edecekler, kullanılmayacak eşyayı mevzuatına göre tasfiye edeceklerdir. Tüm birim amirleri birimlerinde "Taşınır Mal Yönetmeliği”ne uygun işleyişi titizlikle takip edeceklerdir.

11. Çok Acele, Acele ve Günlü Evrakın gereklerinin süreleri içinde icrası ve tekide mahal verilmemesi bir zorunluluk olup bu zorunluluğun takibi birinci derecede birim amirlerinin sorumluluğundadır.

Bunu teminen, birim amirleri mutlaka "Süreli Evrak Takip Cetveli” hazırlayarak ellerinin altında tutacaklar, bu cetvele gerekli kayıtları düşecekler ve tekide mahal vermeyeceklerdir.

Zorunlu sebeplerle evraka süresi içinde nihai cevap verilemeyecekse dahi evrak mutlaka süresi içinde işleme alınacak ve gecikme sebebi ile nihai cevap verebilecek süre hakkında ilgili birime yazılı bilgi verilecektir.

12. Birim amirleri birimlerinin çalışma esaslarını düzenleyen iç yönergelerini çıkararak tebliğ edecekler ve işleyişin bu yönergeye uygunluğunu takip edeceklerdir. Yine birim amirleri, tüm personeli için mutlaka yazılı bir görev/yetki paylaşımı yaparak personelinin yetki, görev ve sorumluluklarını belirleyeceklerdir.

13. Her kurumun uyulması gereken ortak genel kuralları ve kendi hizmet özellikleri içinde şekillenen prensipleri bulunur. Hizmet hayatında verilen emirlerin uygulanma şansı, üst kademelerce denetleneceğinin bilinmesiyle artar ve bu oranda gerçekleşir. Belirlenen kurallara uyulmasını sağlamada asli sorumluluk birim amirlerinindir. Amirler, gerek kendileri dışında şekillenen, gerekse hizmet gereklerine göre kendilerince verilen emirlerin uygulanıp uygulanmadığını sürekli denetlemelidir. Kuralların sadece ilanı değil, uygulamada takibi ve tatbiki de önem arz etmektedir.

14. Memurların Hastalık Raporlarını Verecek Hekim ve Sağlık Kuruluşları Hakkında Yönetmelik ve Devlet Memurlarının Tedavi, Yardım ve Cenaze Giderleri Yönetmeliğine uygun olarak personele verilen raporlar ile amirlere verilen raporlar Kaymakamın onayıyla sağlık iznine çevrilir. Rapor almayı alışkanlık haline getiren personelin almış olduğu sağlık raporları bir üst basamak hastanesi olan sağlık kuruluşlarına gönderilerek raporun gerçekliği tespit edilecek usulsüz verilen rapor hakkında raporu alan ve düzenleyen personeller hakkında yasal işlem tesis edilecektir.  Raporu izne çevrilmeden (Hastalık izni verilmediği halde) görevlerine gelmeyen memurlar izinsiz ve özürsüz görevini terk etmiş sayılacağından haklarında gerekli yasal işlem yapılarak rapor suistimallerinin önüne geçilmesi sağlanacaktır. Çalışanlar, hastalık izinlerini ancak hastalık raporlarında gösterilecek zorunluluk üzerine veya kurum amirinin onayı ile ikametgâhları dışında geçirebilir. Mevzuatta öngörülen diğer izinler, Kanunda ve kurumların izin yönerge ve yönetmeliklerinde belirtildiği şekilde kullanılır.

15. Devlet memurları çalıştıkları alanda ve özel yaşamlarında tarafsız davranmak, memuriyet sıfatlarının gerektirdiği itibarı taşımak ve görevlerine layık olduklarını göstermek zorundadır. Kamu görevlileri dil, ırk, cinsiyet, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep vb. gibi ayrım yapamazlar, bunlara mahal verecek eylem ve söylemlerde bulunamazlar.

16. 4483 sayılı Kanuna göre yapılacak ön incelemeler belirtilen sürelerde tamamlanıp, kurum ve görevlilerin suizan ve endişeden kurtarılması sağlanmış olacak, şayet suç varsa olayın aydınlatılarak mağduriyetlerin önüne geçilecektir. Raporlar, soruşturmanın tamamlanması için gereken yasal süre olan bir aydan en az beş gün önce, ek süre alınması halinde 40. günde teslim edilmiş olmalıdır. Aksaklık halinde mevzuat çerçevesinde işlem yapılacaktır.

17. Verilen görevler zamanında yapılacak, Kaymakam tarafından verilen emirlerin sonucu kesinlikle Kaymakama geri bildirilecektir. Amir, vazifelerin zamanında, tam olarak yapılıp yapılmadığını kontrolle ve yapılmasını teminle yükümlüdür. Amire “ne yapayım, ne zaman yapayım, nasıl yapayım...”  gibi olgunlaşmamış ham fikirler sunulmamalıdır. Ele alınan konu, her bakımdan bütün ayrıntısı ile incelenmeli, amirin karşısına hazırlıklı olarak tam, doğru, mükemmel bir hal tarzı ve konunun evveliyatı ile çıkılmalıdır. Meseleler üstünkörü çözümlenmeye çalışılmamalıdır.

Kaymakam tarafından birim amirlerine söylenen, tenkit edilen hususlar not alınacak, gereği en kısa zamanda yerine getirilecek, sonucundan Kaymakama bilgi verilecektir. Cumhurbaşkanlığı İletişim Merkezi’ne (CİMER) yapılan müracaatlarda yasal işlem süresi; 3071 Sayılı Dilekçe Hakkı Kanununa göre 30 gün, 4982 Sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanununa göre ise 15 iş günüdür. Bu sürelerde başvuruya herhangi bir cevabın verilmemesi ya da işlem yapılmaması durumunda, vatandaşlarımız tarafından CİMER’ e başvuru akıbeti ile ilgili yeniden müracaat edilebileceği gibi; dilekçeye zamanında cevap vermeyenlerle ilgili de Cumhuriyet Savcılığına suç duyurusunda bulunulabilir. Mevzuat çerçevesinde yaşanan gecikme ve başvuru sonucu başvuru sahibine mutlaka bildirilecektir.

18. 18 Ocak 2007 tarih ve 26407 sayılı Resmi Gazete'de yayımlanan Tasarruf Tedbirlerine İlişkin 2007/3 sayılı Başbakanlık Genelgesine harfiyen uyulacaktır. Cari harcamaların devlet bütçesi içinde en geniş dilimi teşkil ettiği ve Devletimizin her kademede, tasarrufa göstereceğimiz özenle ferahlayacağı düşünüldüğünde; tasarruf için atılan her adımın, alınan her tedbirin, Devlet ve vatandaş yararına bir hizmet olacağı unutulmamalıdır. Bu nedenle, kurumlarımızın kırtasiye, akaryakıt, elektrik, su, telefon vb. harcamalarında, taşıt işletme giderlerinde Genelge doğrultusunda hareket etmeleri önem arz etmektedir. Acil olanlar dışında İl'e götürülmesi gereken evrakların biriktirilip tek seferde götürülmesi sağlanacak, taşıtların fuzuli kullanımının önüne geçilecektir. Dikkatsizliği ve sorumsuzluğu yüzünden kamu kaynaklarının israfına ve kamu zararına neden olan personele söz konusu zarar rücu edilecektir.

19. 237 sayılı Taşıt Kanununa göre resmi araçlar, resmi hizmetlerde kullanılır. Araçların göreve çıkması günlük görev kağıdı ile mümkündür. İlçe içi görevlendirmeler kurum amirlerince, İlçe dışı araç görevlendirmeleri Kaymakam tarafından onaylanacak olup, Kaymakamın olmadığı ve acil hallerde, Kaymakama bilgi vermek suretiyle birim amiri de aracı görevlendirmeye yetkilidir. Kurum amirleri aracın göreve gidiş nedenini ve süresini belirten bir yazıyı görev kâğıdına ekleyerek izin alacaklardır. Her akşam resmi arabalar, güvenlik yönünden daha uygun olan yerlere park edilecek, varsa garajına çekilecektir. Ayrıca hiçbir şekilde aracın anahtarı üzerinde bulundurulmayacaktır. Resmi taşıtların 237 sayılı Taşıt Kanunu hükümlerine uygun olarak kullanılması, özel işlerde kullanılmaması sağlanacaktır.

20. Engelli ve yaşlı vatandaşlarımızın kamu kurumlarına girme ve iş görmelerini engelleyecek fiziki engellerin kaldırılması ile ilgili tedbirler ivedilikle alınacaktır.

21. Kamu kurum ve kuruluşlarımızın topluma örnek teşkil edecek şekilde, kendilerine ait açık alanların yalnızca belirlenmiş yerlerinde tütün mamulü tüketimine müsaade etmeleri, personelin özellikle kurumların giriş kapısında sigara içmemeleri önem arz etmektedir.

22. 10/06/2020 tarih ve 31151 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan “Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik” Cumhurbaşkanlığınca resmi yazışmalarda birlik sağlamak amacıyla çıkarılmıştır. Bilindiği üzere yazışmalarda belli kalıplara uymak ve ifade birliği sağlamak ortak değerlendirmeyi mümkün kılar. Bu ise bir disiplin belirtisidir. Yazışma kurallarına aykırı metinler kabul edilmeyecek, kurallara uygun olmayan yazılar imzalanmayıp iade edilecek olup, günlü ve acil yazışmalarda ise tekide mahal bırakılmayacaktır. Ayrıca, kurumlarımızın Kaymakamlığımız İmza Yetkileri Yönergesi doğrultusunda işlem tesis etmeleri gerekmekte olup, tereddüt hasıl olan durumlarda derhal Kaymakamlığımızla irtibata geçilecek. Yönergeye uymayanlar hakkında yasal işlem yapılacaktır.

23. Resmi nitelik taşıyan her törende Devletimizin temsil edildiği unutulmamalı, ciddiyet ve disiplin içinde hareket edilmelidir. Tüm bayram ve törenlerde 05/05/2012 tarih ve 28283 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan “Ulusal ve Resmi Bayramlar ile Mahalli Kurtuluş Günleri, Atatürk Günleri ve Tarihi Günlerde Yapılacak Tören ve Kutlamalar Yönetmeliği’’ hükümlerine riayet edilecektir. Milli bayramlar, resmi tören ve kabullere kurum amirlerinin özürsüz katılmamaları mazur görülmeyecek, katılmayanlar hakkında yasal işlem yapılacaktır.

24. İlçe düzeyinde özel yasalarla belirtilmiş çeşitli kurul toplantılarına zamanında katılım sağlanacak, bilgi vermeden ve geçerli mazereti olmaksızın toplantıya geç katılanlar hakkında disiplin hükümleri doğrultusunda işlem yapılacaktır.

25. Anayasamızın 138/4 maddesi ve 2577 Sayılı İdari Yargılama Usulü Kanunu’nun 28. maddesi gereğince yargı kararlarının uygulanması zorunludur. Uygulamayanlar hakkında cezai ve tazmini yükümlülükler söz konusudur. İhmal daha çok evrak kayıtta, ilgisiz yere havalede veya ilgili memurda bekletilmesinden kaynaklanmaktadır. Bu nedenle yargı kararlarının kurum amirlerince zamanında uygulanması ve aksaklığa meydan verilmemesi önem arz etmektedir.

26. Meralara yapılan tecavüzler, Belediye Başkanlığı, Milli Emlak Şefliği ve İlçe Tarım ve Orman Müdürlüğünce Kaymakamlığımıza bildirilerek, 3091 sayılı Kanun gereğince tecavüz ve müdahalenin önlenmesi sağlanacaktır. Cumhurbaşkanlığı Hükümet Sistemi kapsamında çıkarılan mevzuatlarla, Kanun, Tüzük, Yönetmelik ve diğer mevzuatlar uygun araçlarla tüm vatandaşlara duyurulacaktır.

27. Kurum amirleri önemli ve gerekli gördükleri durumları (iyi bir projenin, hizmetin duyurulması gibi) kamuoyu ile paylaşmak için bilgi notu hazırlayacak ve Kaymakamlık Makamına sunacaklardır. Kurum ve kuruluşlarca da ilçemizin gelişmesine ve kalkınmasına yönelik projelerin hazırlanmasına ağırlık verilecek. Hizmetlerin yürütülmesinde, ihtiyaçların karşılanmasında ilgili mevzuat çerçevesinde kalmak koşuluyla koordinasyon ve işbirliği gerektiren her türlü işte kurumların birbirlerinden talepleri Kaymakamlık uyarısı olmaksızın yerine getirilecektir.

28. Personellerimiz kendi özel eşyalarını kullanırken gösterdiği dikkat ve özeni kamu araç ve gereçlerinin kullanımında da gösterecek, bakıma ihtiyaç duyulan araç ve malzemelerin bakımları vakit kaybetmeden yapılacak veya yaptırılacaktır. Resmi taşıtların, araç ve gereçlerin korunmasına dikkat edilecektir. Demirbaşlarla ilgili odalarda mevcut listelerde ve demirbaş eşya kayıt defterlerinde gereken güncellemeler yapılacaktır.

29. Tüm kayıt defterleri düzenli ve okunaklı bir şekilde tutulacak, defterlerde silinti, kazıntı yapılmayacak, defterlerde bulunması gereken diğer şekil ve şartlara harfiyen uyulacaktır. Kurum arşivleri temiz, düzenli tutulacak, Arşiv Yönetmeliği hükümlerine göre hareket edilecektir.

30. Çalışanlarımız görev esnasında mevzuat kurallarına uymakla yükümlü olup, birbirleri ile ilişkilerinde sevgi, saygı ve nezaket kuralları içerisinde hareket edecektir. Vatandaşla birebir ilişkide bulunan personel halka karşı kibar, güler yüzlü, anlayışlı ve yol gösterici bir tutum içerisinde olacaktır. "Bugün Git Yarın Gel", "Canım İsterse Yaparım İstemezse Yapmam"  anlayışına dayalı “adamsendecilik” dönemi bitmiştir. Vatandaşa şefkatle ve iyi niyetle yaklaşmak esastır.

Ayrıca Devlet dairelerimizi birer özel işyeri gibi ziyaretgâh olmaktan, kahvehane görüntüsünden kurtarmak zorundayız. “En Güzel Ziyaret En Kısa Sürenidir” esprisini tüm ziyaretçilere benimsetici bir yaklaşım içerisinde olmalıyız.

Hizmetlerin, çalışmaların yerine getirilmesinde işlerin yürümemesine mazeret arayan değil, işlerin yürümesi için yapıcı çözüm öneren görevlilere ihtiyacımız vardır.
        Kurum Amirlerinin telefonları 24 saat açık olmalı ve aranıldığında mutlaka ulaşım sağlanmalıdır.

31. Çağımız teknoloji çağıdır. Yaşanılan değişim ve gelişmelere ayak uydurmak çağın gerisinde kalmamak için hizmet içi eğitim programları önem arz etmektedir. Mevzuatın uygulanması konusunda standardizasyon sağlamak, personelin alanında bilgili ve donanımlı olmasını ve teknolojiden azami derecede yararlanmasını sağlamak amacıyla her kurum hizmet içi eğitim programlarına önem verecek, bütün görevlilerini eğitip yetiştirecektir.

32. Bütün kurumlarımızda, hizmet yürütümünde görev ve yetki dağıtımı yapılarak, “Benim İşim Değil” anlayışına son verilecek, hizmetlerde süreklilik sağlanacaktır. Personelin durumdan vazife çıkarması, karşılaştığı hataları görmezden gelmemesi, alanına giren sorunları kendiliğinden çözmeye çalışması hizmette verimlilik ve kaliteyi yakalamak açısından büyük önem arz etmektedir.

33. Kamu kurum ve kuruluşları ile özel kuruluşlara çekilen bayraklar, 2893 sayılı Türk Bayrağı Kanunu ile bu Kanuna göre hazırlanan Türk Bayrağı Tüzüğüne uygun olacaktır. Bayrağın kumaşı, standartları, ebatları ve bayrak direği hakkında Tüzükte belirtilen hükümlere uyulacaktır. Türk Bayrağı Kanunu’nun 14.07.1999 tarih ve 4409 sayılı Kanunla Değişik 3. maddesinde, “Kamu kurum ve kuruluşlarında Türk Bayrağı sürekli çekili kalır” denildiğinden, eskimiş, solmuş ve yırtık bayrak kesinlikle asılmayacaktır. Aksinin tespiti halinde ilgili mevzuat çerçevesinde işlem yapılacaktır.

34. İlçemizdeki eğitim kalitesinin arttırılmasına yönelik her türlü eğitim projesinin İlçemiz genelinde sağlıklı bir biçimde yürütülmesi ve izlenebilmesi için, kamu kurum ve kuruluşları ile sivil toplum kuruluşlarının aktif katılımı sağlanıp, gelir getirici meslek ve beceri kursları ile güncel programlara ağırlık verilecektir.

35. Ortak veya müstakil binalarda çalışan birimler, güvenlik sağlayıcı önlemleri mevzuatına göre almak zorundadır. Kurum amirleri Binaların Yangından Korunması Hakkında Yönetmelik, Sabotajlara Karşı Koruma Yönetmeliği ve ilgili mevzuat doğrultusunda işlem tesis ederek binaların korunmasını sağlayacak olup, İlçe Emniyet Amirliğince hafta sonlarında ve resmi tatillerde kamu binaları kontrol edilerek binaların kontrolsüz kalmaları önlenmiş olacaktır. Resmi daireler her zaman temiz, düzenli ve tertipli olacak; az kullanılan depo, arşiv, kazan dairesi, bahçe vb. yerlerin temizliği ihmal edilmeyecek, koridor, merdiven, tuvalet ve lavabolar görevliler tarafından her sabah düzenli olarak temizlenmiş olacak, daire amirlerince günlük temizlik kontrolleri mutlaka yapılacak olup aksaklıklar daire amirlerinden sorulacaktır. Her kurum en az yılda bir kere yangınlara sebebiyet verilmemesi açısından baca temizliğini yaparak tutanak altına alacak. Tanzim edilen tutanağı ilgili dosyasında muhafaza etmek zorundadır.

36. İlçemizde bulunan tüm kamu kurumları kendi kurum amirleri tarafından üç ayda bir  mali denetime tabi tutulacak. Bu denetim sonucunda çıkan noksan, fazla, tenkit ve tekidi gereken hususlar belirlenip raporlandırılacak, hazırlanan raporda yer alan hususların giderilmesi noktasında kurum amirleri derhal gerekli girişimlerde bulunacak, kurum amirleri tarafından hazırlanan raporların bir örneğini de bilgi mahiyetinde Kaymakamlık Makamına sunulacaktır.

37. Kurumlarımızda çalışan memurların mesai saatleri içinde (etrafı farketmeyecek kadar)  cep telefonu ve sosyal medya kullanımı gerçekleştirdikleri kamu hizmetinde dikkat bozukluğuna yol açtığı kendilerini tam anlamı ile yapılan kamu hizmetine vermediği durumu aşikardır.  Bu tür sorunların yaşanmaması açısından kamu çalışanlarımızın mesai saatleri içinde uzun telefon görüşmeleri yapmaması verilen hizmetin kalitesini artırmayı sağlayacaktır. Bu kapsamda kamu çalışanlarının gereken hassasiyeti göstermeleri gerekmektedir.

38.Yönetişim ve İnovasyon kapsamında gelişen ve değişen dünyamızda değişime ve gelişime ayak uydurmak noktasında tüm kamu çalışanlarımızın kendilerini sürekli güncel tutmaları bakımından Resmi Gazete’yi günlük olarak takip etmeleri, www.mevzuat.gov.tr adresinden kendi birimini ilgilendiren konuları takip etmeleri ve bu çerçevede kendilerini sürekli güncel tutmaları yapılacak kamu hizmetinin verimliliğini de artıracaktır. Tüm kamu çalışanlarımızın bunları alışkanlık haline getirmeleri gerekmektedir.

39. Kamu görevlerinin asaleten atanmış asli görevlilerince yürütümü, kamu görevlilerinin de asaleten atandıkları birim ve mahallerde çalışmaları esastır. Bu kapsamda; hizmet ihtiyaçları başka bir tedbirle giderilmeyecek ölçüde zorunlu kalmadıkça geçici görevlendirme yapılmayacak, geçici görevlendirmenin zorunlu olduğu durumlarda da görevlendirme onay veya emirlerinde mutlaka bu zorunluluğu yaratan ihtiyaç açıkça yazılı olarak belirtilecek, geçici görevlendirme süresi belirlenecek, başka memurların da görevlendirilebileceği durumlarda niçin görevlendirilen memurun tercih edildiği nesnel ölçütler çerçevesinde yapılacak değerIendirmeyle izah edilecek, geçici görevlendirilen memurun asli görevinin nasıl ve kim tarafından yürütüleceği de belirtilecektir.

40. Tüm kamu birimlerinde müracaatçılara yardımcı ve yönlendirici olunması, müracaatın en kısa sürede olumlu ya da olumsuz tamamlanması ve müracaatçıya gerekçeli olarak cevap verilmesi asla ihmal edilmemesi gereken bir zorunluluktur.

Bu esas kural çerçevesinde her birim amiri kendi birimi bünyesinde kolaylaştırıcı tedbirler için bir değerlendirme yapacak, ihtiyaç varsa bazı standart müracaat ve işlemler için form dilekçeler çoğalttırarak vatandaşların bu form dilekçelerle müracaatlarını sağlayacak, istenen belgeler, temin yöntemleri, müracaat usul ve mercileri, iş-işlem akım ve süre şeması gibi bilgileri ihtiva eden küçük bilgilendirme rehberleri veya duvara asılacak panolar hazırlattıracaktır.

Müracaatçıların idareye elden dilekçe ile müracaatları halinde dilekçeler mutlaka kayda alınacak ve müracaatçıya Dilekçe Hakkının Kullanımına İlişkin Kanun'da düzenlenen usulle bir alındı belgesi verilecektir.

41. Her kurumda, birim amirlerince, engelli vatandaşlarımızın, şehit yakınları ve gazilerimizin ilçemizde bulunan kurumlara müracaatları halinde birebir onlarla ilgilenmek, işlemlerinde yardımcı olmak üzere yeterli sayıda personel özel olarak görevlendirilip, sorunlarının hızlı bir şekilde çözümü sağlanacaktır.

42. Öğrencilerin dinleyici, seyirci olarak katılımının yararlı olacağı düşünülen etkinlikler için en az bir hafta öncesinden İlçemiz Milli Eğitim Müdürlüğüne müracaat edilecek, takdir yetkisi Kaymakamlık Makamında, planlama ve uygulama yetkisi de İlçe Milli Eğitim Müdürlüğünde olacaktır.

43. Birim amirleri ihale yetkilisi hangi kurum olursa olsun birimleriyle ilgili işlerde İhale mevzuatının sürelerle ilgili düzenlemelerini de dikkate alarak (ilan, itiraz, şikâyet, kesinleşme, sözleşme, iş yeri teslimi, iş süresi vb.) hazırlık çalışmalarının gecikmeden başlatılmasını takip ve temin etmekten sorumludur. Doğrudan temin yönteminin kullanıldığı durumlarda teklifler açıklık, şeffaflık, azami rekabetin sağlanması maksadına matufen mümkün olan en çok sayıda tedarikçi ya da yükleniciden alınacaktır.

İdari ve teknik şartnamelerin hazırlanmasında kamu İhtiyaçlarının en uygun şartlarda karşılanması da gözetilmekle birlikte azami rekabetin sağlanması ve mümkün olduğunca en çok sayıda tedarikçi/yüklenicinin teklif verebilmesine fırsat tanıyabilecek şartların oluşumuna özel hassasiyet gösterilecektir. Kanun'a aykırı olarak iş bütünü hiçbir maksatla parçalara ayrılmayacaktır.

44. Tüm birimler ve birimlere bağlı alt birimlerde (Okul, Merkez, Şube, Şeflik, Hastane vb.) mutlaka birer Ziyaret Denetleme Defteri bulunacak, birim amirleri bizzat veya yetkilendirecekleri personeli aracılığı ile ayda en az bir kere olmak üzere alt birimlerini denetleyecekler ve her bir ziyaret ve denetleme bu Defterlere işlenecektir.

Özellikle akçeli iş ve işlemlerde Türk Ceza Kanunu'nun "Denetim Görevinin İhmali" başlıklı 251.maddesinin:

"(I) Zimmet veya irtikâp sonucunun işlenmesine kasten göz yuman denetimle yükümlü kamu görevlisi işlenen suçun müşterek faili olarak sorumlu tutulur.

(2) Denetim görevini ihmal ederek zimmet veya irtikâp suçunun işlenmesine imkân sağlayan kamu görevlisi üç aydan üç yıla kadar hapis cezası ile cezalandırılır” düzenlemesi çerçevesinde gereken hassasiyet azami ölçüde gösterilecektir.

45. Evrak üzerine yazdığım havale emirleri, metinler üzerinde yaptığım düzeltmeler veya soru ya da hatırlatma notları mutlaka ilgili birimin evrak servisi/görevlisince birim amirine sunulacak, havale emirlerinin ve verdiğim sözlü emirlerin gerekleri birim amirlerince takip edilecek ve en kısa sürede ikmal edilerek tarafıma bilgi arz edilecek, emrin gereğinin icrası zaman alacaksa da sebebi, süreci konusunda tarafıma mutlaka bilgi verilecektir.

46. Kurum amirleri tarafıma herhangi bir bilgi, sorun, talep arz etmeleri gerektiğinde ilgili mevzuat, yargı kararları, önceki yazışmalar, benzer/örnek uygulamalar, alternatifli çözüm önerileri ve bu önerilerin doğuracağı muhtemel sonuçlarla ilgili hazırlıklı bir şekilde sorun ve çözümlerini sunacaklardır. Bu kapsamda sorun üreten değil çözüm üreten prensibi esas alınacaktır.

47. Bu Genelgenin yürütümünde bütün birim amirleri sorumludur. Aksi ya da eksik uygulamalar emre itaatsizlik nitelenmesi ile disiplin hukuku hükümleri çerçevesinde değerIendirilecektir.

48. Anayasamızın 137. maddesinde yer alan “Kanunsuz Emir” hükümlerine tüm kurum amir ve memurlarımızın titizlikle uyması gerekmektedir.  

“Kamu hizmetlerinde herhangi bir sıfat ve suretle çalışmakta olan kimse, üstünden  aldığı  emri,  yönetmelik,   Cumhurbaşkanlığı kararnamesi,   kanun   veya   Anayasa  hükümlerine aykırı görürse, yerine getirmez ve bu aykırılığı o emri verene bildirir. Ancak, üstü emrinde ısrar eder ve bu emrini yazı ile yenilerse, emir yerine getirilir; bu halde, emri yerine getiren sorumlu olmaz.

Konusu suç teşkil eden emir, hiçbir suretle yerine getirilmez; yerine getiren kimse sorumluluktan kurtulamaz.” hükümlerine riayet edilmelidir.

49. Kamu Kurum ve Kuruluşlarındaki denetimler, Kaymakam veya görevlendireceği daire amirleri tarafından yapılacaktır. Kurumların genel iş yürütümü ile Bakanlık, Valilik ve Kaymakamlık Genelgelerinde belirtilen konular için çeşitli şekil ve yöntemlerle denetimler yapılacaktır. Kaymakamlık denetimleri ile Mülkiye Müfettişleri ve diğer kuruluşların teftiş ve denetimle görevli elemanları tarafından düzenlenen rapor ve lahikalarda belirtilen noksanlıkların tamamlanması ve eleştirilerin dikkate alınması sağlanacaktır. Denetimde amaç, tenkit etmekten ziyade hizmetlerin daha etkin, verimli ve süratli yürütülmesini sağlamak ve noksanlıkları telafi etmektir. Bu nedenle kurum amirleri kendi sorumluluklarında bulunan birimlerde, bu esaslar dâhilinde denetime ağırlık vererek hizmette etkinlik ve verimliliği sağlayacaklardır.

YÜRÜRLÜK

Bu genelge yayımlandığı tarihten itibaren yürürlüğe girer. 16.12.2020

                                                                                                                Kemal BALABAN

                                                                                                                     Kaymakam